Pourquoi externaliser sa gestion administrative et l’assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée ?

Premier atout de l’externalisation administrative : spécialisation et professionnalisme

C’est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent mobiliser leur collaborateurs sur leur vrai cœur de métier : recrutement de compétences clés, analyse de la situation financière, recherche de nouveaux fournisseurs …

Ces activités constituent souvent des enjeux stratégiques sur lesquels les entreprises misent pour gagner en performance. Chaque service est alors spécialisé dans son domaine expert, et ne plus perdre de temps sur la gestion administrative représente une vraie valeur ajoutée pour l’entreprise. Tout le temps qu’ils ne passent pas à gérer de l’administratif permet d’optimiser celui qui induit création de valeur et gains additionnels.

Deuxième atout de l’externalisation administrative  : réactivité

En faisant appel à un prestataire externe, l’entreprise va adapter ses ressources en fonction de ses besoins. Le partenaire intervient souvent tout au long de l’année et encore plus au moment des pics d’activité, sans que l’entreprise ait besoin de chercher, interviewer, sélectionner et embaucher des CDD pour ces occasions ponctuelles – soit autant de temps, de formalités et d’argent économisés. La souplesse et la flexibilité de l’externalisation administrative représentent ainsi des atouts au niveau organisationnel et sur le plan économique.

Sur le modèle traditionnel de gestion en interne, la personne en charge de l’administratif et de l’assistance aux fonctions support n’est pas toujours disponible à 100 %. Lorsque le dirigeant assure lui-même ces fonctions, l’accomplissement des tâches fluctue nécessairement au gré d’un planning déjà chargé.

Lorsqu’une personne est dédiée aux activités administratives, ses congés et autres absences sont autant de freins à la bonne gestion des dossiers importants. Dans ce contexte, l’externalisation est le modèle le plus fiable pour assurer la continuité de la gestion administrative de l’entreprise : le prestataire tiers est extérieur aux aléas internes de l’entreprise.

Troisième atout de l’externalisation de l’assistance aux fonctions support : qualité

Tout comme vous connaissez votre métier, votre partenaire connaît le sien. Parce que vous confiez votre gestion administrative à des professionnels spécialisés, vous profitez d’une expertise toujours à jour. Ce partenaire extérieur vous offre un avis nouveau sur la gestion de votre administratif, fournit des pistes utiles et met en œuvre les moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives. Bien sûr, pour un gage de qualité supérieure, l’externalisation suppose de bien choisir son prestataire. Privilégiez un partenaire dûment formé au métier et expérimenté, et veillez à ce qu’il dispose au sein de sa propre entreprise de services les moyens techniques et humains nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs.

Au-delà de l’aspect optimisation, vous appuyer sur un tiers vous permet de réduire quasi totalement le risque d’erreur : une garantie d’autant plus précieuse que votre domaine d’activité est sensible.

L’externalisation de l’assistance aux fonctions support n’est pas synonyme de “cost killing ”

Malheureusement parce que la gestion administrative est justement vue comme non stratégique, on a souvent -à tort ou à raison – associé son externalisation à de la réduction de coût pure, au détriment de l’efficacité opérationnelle telle que décrite. Les plateformes d’externalisation de la gestion administrative ont ainsi fleuri dans des pays francophones exotiques, pour des raisons assez claires de coût. Or l’éloignement et la qualification souvent faible de la main d’œuvre locale ont accéléré l’impression de réduction de coût au détriment de la qualité.
Avec l’évolution du paysage commercial, la professionnalisation de l’externalisation de la gestion administrative a beaucoup changé. En fait plusieurs modèles différents ont vu le jour pour répondre aux besoins d’entreprises de formes et de tailles diverses.

Externalisation de la Gestion administrative et de l’assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée : la solution qui s’impose

Aujourd’hui une solution fait école, c’est celle d’externaliser sa gestion administrative auprès d’une entreprise adaptée (EA) en France. Un petit rappel : une entreprise adaptée est une entreprise comme une autre, régie par le code du Travail, mais avec la caractéristique d’avoir dans ses effectifs 55 % ou plus de travailleurs handicapés.

Ces travailleurs sont recrutés pour leur qualification parmi les personnes sans emploi, les plus éloignées du marché du travail. Une entreprise adaptée signe un contrat d’objectifs et de Moyens (CPOM) avec la DREETS (anciennement la DIRECCTE) à l’issue d’un processus d’instruction validé par le préfet de région. L’entreprise adaptée n’est donc pas une structure médico-sociale (à la différence d’un ESAT), mais bien une entreprise « du milieu ordinaire » avec son métier et ses objectifs de performance.

L’entreprise adaptée a donc des salariés qui exercent leur activité professionnelle dans un environnement adapté à leurs problématiques de santé afin qu’ils obtiennent (souvent suite à une reconversion professionnelle) ou conservent un emploi. Ces salariés ont le statut reconnu de travailleurs handicapés (RQTH, AAH, IPP…).

Si une personne bénéficiant d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) n’est pas tenue d’en informer son employeur, l’accès à la plupart des avantages accordés n’est possible que si l’employeur est averti. Dans une entreprise adaptée le salarié est justement en confiance pour communiquer ce statut, et la relation est alors « gagnant-gagnant », pour le travailleur, son entreprise adaptée, et les clients de l’EA.

Certaines entreprises adaptées se sont spécialisées dans la gestion administratives et combinent les avantages les plus importants qu’offre une externalisation.

Externaliser gestion administrative et assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée est souvent synonyme de gain en performance

On l’a compris, l’externalisation auprès de professionnels de la gestion administrative en entreprise adaptée est un gage de qualité supérieure. Compétence, Communication, Engagement, Coût : une entreprise adaptée ne présente que des avantages. À vous, comme pour tout choix de partenaire, de bien sélectionner votre prestataire.

Privilégiez un partenaire dûment formé et expérimenté sur le métier que vous souhaitez déléguer, et veillez à ce qu’il dispose au sein de sa propre entreprise de services les moyens techniques et humains nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs. Votre prestataire vous fera profiter de son expertise dédiée, et de son expérience continue sur les derniers outils de gestion innovants ainsi que sur l’entrée en vigueur des normes et lois contraignantes dans votre domaine d’activité spécifique.
Au-delà de l’aspect optimisation, vous appuyer sur une entreprise adaptée vous inscrit clairement dans une démarche responsable.

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En choisissant Handishare, vous sélectionnez une entreprise adaptée qui a près de 10 ans d’expérience (créée fin 2011) et qui est plébiscitée par ses clients. Ainsi, vous êtes assurés d’être accompagnés par un partenaire de confiance, sur le long terme.

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