Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?
L’externalisation des ressources humaines (RH) désigne le processus par lequel une entreprise délègue une ou plusieurs de ses fonctions RH à un prestataire externe. Cette démarche permet aux entreprises de toutes tailles de bénéficier de compétences et de technologies avancées sans les coûts associés à leur développement interne. En outre, l’externalisation RH représente un gain de temps considérable, permettant aux entreprises de se consacrer pleinement à leur cœur de métier. Voyons plus en détail ce concept.
Définition de l’externalisation RH
L’externalisation RH est une stratégie BPS (Business Process Services) qui consiste à confier à des tiers certaines tâches administratives ou opérationnelles liées à la gestion des ressources humaines.
Cette pratique peut couvrir divers aspects, allant de la gestion de la paie à la formation professionnelle, en passant par le recrutement et l’administration du personnel.
L’objectif principal est de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en optimisant les coûts et en améliorant l’efficacité des services RH.
Les domaines RH les plus fréquemment externalisés
- Formation et développement des compétences : confier à des tiers la gestion administrative du déploiement du plan de formation.
- Administration RH et administration du personnel : cela comprend la gestion des contrats, des avantages sociaux, les relations avec les employés, la gestion des notes de frais, la gestion des visites médicales, et d’autres tâches administratives. L’externalisation peut aider à améliorer l’efficacité et réduire les coûts administratifs.
- Gestion de la paie : souvent considérée comme chronophage et complexe en raison des constantes évolutions législatives, l’externalisation de la paie permet de réduire les erreurs, d’assurer la conformité et de simplifier les processus administratifs.
- Recrutement : externaliser le recrutement aide les entreprises à accéder à un plus large bassin de candidats, à utiliser des technologies de recrutement avancées et à réduire les coûts et le temps associés à l’embauche.
- Conseil et compliance RH : les prestataires externes peuvent offrir des conseils experts sur les questions de conformité et de réglementation, un aspect crucial dans un environnement législatif en constante évolution.
L’externalisation RH n’est pas une solution universelle, mais lorsqu’elle est mise en œuvre avec soin, elle peut offrir de nombreux avantages, notamment en termes de réduction des coûts, d’accès à des compétences spécialisées, et de recentrage sur les activités principales pour l’entreprise. En choisissant soigneusement les fonctions à externaliser, les entreprises peuvent transformer significativement leur gestion des ressources humaines pour mieux soutenir leurs objectifs stratégiques.
Pourquoi externaliser ses ressources humaines ?
L’externalisation des ressources humaines offre de multiples avantages, tant sur le plan opérationnel que stratégique. De plus, choisir une entreprise adaptée (EA) pour cette externalisation peut apporter des bénéfices supplémentaires, alignés avec les valeurs sociales et les obligations réglementaires de l’entreprise.
Réduction des coûts et maîtrise des dépenses
L’un des principaux avantages de l’externalisation RH est la réduction des coûts. En déléguant des tâches RH à un prestataire externe, les entreprises peuvent diminuer significativement les coûts fixes liés à l’embauche de personnel RH en interne. Les coûts cachés, tels que la formation continue et les technologies de gestion RH, sont également réduits. De plus, avec un prestataire externe, il est plus facile de mesurer le temps passé sur chaque tâche, permettant ainsi une meilleure maîtrise budgétaire et une allocation plus efficace des ressources.
Concentration sur le cœur de métier
En externalisant les fonctions RH, les équipes dirigeantes et opérationnelles peuvent se concentrer davantage sur le cœur de métier de l’entreprise. Cela libère des ressources internes qui peuvent être réaffectées à des activités stratégiques, augmentant ainsi la productivité et la compétitivité de l’entreprise.
Flexibilité accrue
L’externalisation RH permet aux entreprises de gagner en flexibilité. Elles peuvent ajuster plus facilement et rapidement les niveaux de service en fonction de leurs besoins actuels, sans les contraintes liées à la gestion du personnel RH en interne. Cette flexibilité est cruciale dans un environnement commercial qui évolue rapidement.
Expertise de professionnels des RH
Les prestataires spécialisés en RH disposent souvent d’une expertise et de technologies que beaucoup d’entreprises ne pourraient déployer en interne (budget, temps d’apprentissage ou de développement, …). Ils sont également souvent au fait des dernières évolutions réglementaires et des bonnes pratiques, garantissant la conformité réglementaire sans que l’entreprise cliente n’ait à investir constamment dans la formation de son personnel.
Fiabilisation des données RH
La gestion des données RH est critique, notamment pour la conformité et la prise de décision stratégique. Externaliser cette fonction à des experts dotés de systèmes sécurisés et à jour permet de minimiser les risques d’erreurs et de sécuriser les données sensibles.
Pourquoi externaliser ses ressources humaines auprès d’une entreprise adaptée ?
Choisir une Entreprise Adaptée (EA) pour l’externalisation RH présente des avantages spécifiques. Premièrement, cela peut permettre de réduire la contribution handicap de l’entreprise due au titre de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (OETH) et versée chaque année à l’URSSAF. De plus, cela profite à l’image de marque de l’entreprise en démontrant un engagement en termes de responsabilité sociale et d’inclusion. Cela génère un impact social positif, en soutenant l’emploi et l’intégration professionnelle des personnes en situation de handicap.
L’externalisation RH auprès d’une entreprise adaptée génère donc à la fois des avantages économiques, opérationnels et des bénéfices sociaux, alignant ainsi performance économique et responsabilité sociale.
Comment externaliser les ressources humaines ?
L’externalisation des ressources humaines est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse et une compréhension claire des besoins de l’entreprise, y compris ceux des collaborateurs. Identifier les tâches qui peuvent être gérées de manière externe permet de libérer du temps et des ressources internes pour des processus plus stratégiques. Voici les étapes clés pour réussir l’externalisation de votre fonction RH.
Évaluation des besoins en externalisation
Avant de commencer l’externalisation, il est crucial d’évaluer précisément les besoins de votre entreprise. Cette évaluation doit prendre en compte non seulement les coûts, mais aussi l’efficacité opérationnelle et la qualité du service. Une bonne pratique est de commencer par externaliser les tâches non stratégiques ou répétitives pour tester l’efficacité du prestataire. Et n’oublions pas que pour que l’externalisation soit un succès, il est important de confier à un prestataire des tâches dont les processus sont maîtrisés et clairs pour l’entreprise.
Identification et comparaison des prestataires externes
La sélection d’un prestataire externe est une étape déterminante. Il est important de choisir des partenaires qui non seulement répondent aux exigences réglementaires, comme la conformité au règlement général de protection des données (RGPD), mais qui ont également une expérience prouvée et des références solides dans le domaine des RH. Comparez les offres en termes de coût, de portée des services, de technologie utilisée (progiciels), et de soutien client. Assurez-vous que le prestataire choisi peut s’adapter aux évolutions futures de votre entreprise et offre un niveau de personnalisation adéquat.
En suivant ces étapes, vous pouvez maximiser les bénéfices de l’externalisation de missions RH tout en minimisant les risques associés. L’externalisation, lorsqu’elle est bien planifiée et exécutée, peut transformer la fonction RH de votre entreprise en un levier stratégique pour le développement et la croissance. Et n’oubliez pas que l’aspect prix certes important, ne doit pas être privilégié au détriment de la qualité de la prestation. Une prestation de bas prix ou d’une qualité incertaine sera in fine plus coûteuse de par le temps perdu par le donneur d’ordre.
Quels sont les tarifs pratiqués ?
L’externalisation des ressources humaines peut varier considérablement en termes de coûts, en fonction de services requis, de la taille de l’entreprise, et du niveau d’expertise des tâches externalisées. Comprendre la structure tarifaire et les options de financement disponibles est crucial pour les entreprises envisageant cette solution.
Tarification de l’externalisation RH
La tarification de l’externalisation RH peut être structurée de plusieurs manières.
- Tarif fixe ou forfaitaire : certains prestataires proposent un tarif mensuel fixe qui couvre un ensemble défini de services. Cette option est souvent préférable pour les entreprises privilégiant une anticipation précise de leurs budgets.
- Paiement à l’acte ou à l’unité d’œuvre : pour les services moins fréquents ou spécialisés, comme le recrutement de haut niveau, certains prestataires peuvent facturer à l’acte. Cette option peut être plus coûteuse par service, mais économique si le besoin est sporadique ou irrégulier.
- Tarifs personnalisés : pour les besoins spécifiques ou complexes, les prestataires peuvent offrir des tarifs personnalisés qui sont négociés directement avec l’entreprise cliente en fonction de ses besoins exacts.
- Tarifs à l’heure : notamment lorsque les contours de la prestation ne sont pas parfaitement définis ou qu’une estimation fiable des volumes à traiter n’est pas possible.
Comment choisir le bon prestataire ?
Sélectionner le bon prestataire externe pour l’externalisation des ressources humaines est crucial pour garantir que les services fournis correspondent aux besoins spécifiques de votre entreprise et contribuent à son succès global. Pour y parvenir, il est essentiel de suivre une démarche structurée qui commence par une analyse précise des besoins et la rédaction d’un cahier des charges détaillé.
Analyse des besoins
Avant de choisir un prestataire, il est primordial de comprendre clairement vos besoins en matière de ressources humaines. Cela implique d’identifier les domaines pour lesquels votre département RH actuel éprouve des difficultés ou pourrait être optimisé. Posez-vous des questions telles que :
- quelles tâches prennent le plus de temps à votre équipe interne ?
- quelles sont les tâches à faible valeur ajoutée pour vos collaborateurs ?
- quels sont les défis spécifiques auxquels votre entreprise fait face en matière de RH (recrutement, conformité, gestion de la paie, etc.) ?
- y a-t-il des compétences spécifiques ou des technologies que votre équipe interne ne possède pas ?
- quels sont vos objectifs à court et à long terme pour votre département RH ?
Ces questions vous aideront à cibler les besoins au sein de votre service ou activité RH et à déterminer les critères de sélection de votre prestataire.
Cahier des charges
Une fois l’analyse des besoins réalisée, la prochaine étape consiste à rédiger un cahier des charges. Ce document doit détailler les exigences spécifiques de votre entreprise et servira de référence tout au long du processus de sélection. Voici quelques éléments à inclure dans votre cahier des charges.
- Description des services requis : détaillez chaque service que vous souhaitez externaliser, en spécifiant les attentes en termes de livrables, de délais, de volumétrie, de saisonnalité, et de qualité. Il est également indispensable de réaliser une estimation du temps consacré à ces sujets en interne.
- Critères de performance : établissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque service afin de pouvoir mesurer l’efficacité du prestataire.
- Exigences technologiques : si des outils ou systèmes spécifiques sont nécessaires, mentionnez-les. Cela peut inclure des logiciels de gestion de la paie, des systèmes de suivi des candidats, etc.
- Conformité et certifications : assurez-vous que le prestataire respecte toutes les législations pertinentes, notamment en matière de protection des données et de droit du travail.
- Budget et structure de coûts : définissez votre budget et discutez des modèles de tarification possibles.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de choisir un prestataire qui non seulement répond à vos besoins en matière de RH mais qui peut également s’aligner sur la culture et les objectifs stratégiques de votre entreprise. Choisir le bon prestataire est une démarche qui demande du temps et de la réflexion, mais elle est essentielle pour maximiser les bénéfices de l’externalisation des ressources humaines.
Pourquoi choisir Handishare pour l’externalisation RH ?
Opter pour Handishare pour l’externalisation de vos ressources humaines représente un choix stratégique, grâce à son approche unique et personnalisée. Voici les raisons détaillées qui font d’Handishare le partenaire adapté à vos besoins en RH.
Les différents types d’externalisation de la fonction RH
L’externalisation RH peut prendre plusieurs formes, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et de l’étendue des services requis :
- recrutement direct, sourcing sur les plateformes et réseaux sociaux, via des salons : externaliser le recrutement permet d’accéder à des compétences spécialisées et à des réseaux plus larges, ce qui est particulièrement utile pour attirer des talents rares ou pour des embauches massives ;
- gestion des visites médicales : confier cette tâche à un prestataire externe assure la conformité avec les réglementations en vigueur et libère du temps pour les équipes internes ; par ailleurs l’outil full web Médishare® développé par Handishare permet de gérer les visites médicales de manière efficiente, sécurisée, et en phase avec le RGPD.
- déploiement du plan de formation : un prestataire peut faciliter le déploiement du plan de formation, de la mise en place de la formation avec l’organisme de formation à la réception des documents de fin de formation ; l’outil full web Formashare® co-conçu par Handishare avec ses clients a permis la création d’un outil unique, en phase avec les attentes des entreprises.
- assistance à la mission handicap : les prestataires spécialisés peuvent accompagner l’entreprise dans la gestion de ses obligations relatives à l’emploi des personnes en situation de handicap, un domaine qui nécessite souvent une expertise spécifique. Cela peut se faire via les outils du prestataire ou directement sur les outils du client tel Opthimum.
Expérience et expertise
Handishare possède une solide expérience dans le domaine des ressources humaines depuis 2012, offrant des services de qualité et également un accompagnement sur mesure à chaque étape. De l’analyse précise de vos besoins à l’assistance dans la rédaction de votre cahier des charges, Handishare travaille en étroite collaboration avec vous pour garantir que toutes vos exigences sont parfaitement comprises et prises en compte.
RGPD compliant
Dans un monde où la sécurité des données est primordiale, Handishare agit et vous conseille pour être en conformité avec le RGPD. Ceci garantit que toutes les données gérées par Handishare sont traitées de manière sécurisée, protégeant ainsi vos informations ainsi que celles de vos employés.
Flexibilité (mode projet)
Handishare adopte une approche flexible et s’adapte à la dynamique de chaque projet. Que ce soit pour des besoins ponctuels ou des solutions à long terme, Handishare sait construire une réponse adaptée à vos modes opératoires, tout en vous faisant bénéficier des meilleures pratiques.
Progiciels co-développés avec nos clients
De par son expertise sur les métiers RH, Handishare a investi en co-développement avec ses clients sur la création de ses propres progiciels, aucun sur le marché ne répondant aux attentes spécifiques des clients. C’est notamment le cas pour le déploiement du plan de formation ou la gestion des visites médicales. Des logiciels full web, totalement sécurisés et conformes au RGPD.
Open innovation et prestation sur mesure
Grâce à l’écoute du marché et de ses évolutions, Handishare a adopté une attitude d’Open Innovation permanente. Elle est ainsi à la pointe des tendances RH et utilise cette expertise pour fournir des services innovants et personnalisés. Chaque solution est conçue pour maximiser l’efficacité et contribuer à la stratégie globale de votre entreprise.
Valeurs humaines – RSE
Handishare est fortement engagé en matière de responsabilité sociale des entreprises. En choisissant Handishare, vous travaillez avec un partenaire qui valorise les aspects humains et s’engage à avoir un impact social positif, alignant ainsi vos objectifs d’entreprise avec des pratiques éthiques et responsables. Handishare dispose notamment de l’agrément d’État ESUS (Entreprise Solidaire d’Utilité Sociale). Par ailleurs, elle est depuis 2023, entreprise à mission (loi Pacte de 2019).
Témoignage(s) client(s)
Les témoignages de clients satisfaits soulignent l’efficacité et la qualité des services fournis par Handishare. Ces recommandations sont un gage de confiance et reflètent l’engagement de Handishare envers la satisfaction client et l’excellence opérationnelle.
Témoignage « J. LONGUET ENEDIS L’Electricité en réseau » “Comme beaucoup d’entreprises en Rhône Alpes nous sommes résolument engagés dans une démarche de RSE depuis plusieurs années, pour tisser du lien social et solidaire entre notre entreprise, ses salariés et les clients mais aussi plus généralement toutes nos parties prenantes. Avec Handishare partenaire d’ENEDIS depuis plusieurs années nous montrons chaque jour que cette démarche est aussi source de performance et d’efficience grâce au talent à l’énergie de sa Présidente, mais aussi au professionnalisme, à la disponibilité et à la réactivité de tous les collaborateurs d’Handishare, pour définir et adapter les cahier des charges (compréhension et définition du besoin en tenant compte des réalités économiques, amélioration du process, élaboration du rétro planning etc.) mais aussi pour suivre la réalisation de la prestation (respect des délais, reportings réguliers. etc). Handishare grâce à son partenariat avec ENEDIS en Rhône Alpes est dorénavant référencé dans les marchés nationaux d’ENEDIS, preuve qu’il ne faut plus opposer RSE et performance dans nos processus d’achats”.
En conclusion, choisir Handishare pour l’externalisation de vos ressources humaines vous garantit de bénéficier d’une expertise approfondie, d’une conformité rigoureuse, de solutions technologiques avancées, d’une flexibilité sans pareil, d’innovations constantes et d’un partenariat basé sur des valeurs fortes. Handishare n’est pas seulement un prestataire ; c’est un partenaire stratégique qui contribue activement au succès de votre entreprise. Pour découvrir plus en détail comment nous pouvons vous accompagner, consultez notre Liste des prestations RH de Handishare, incluant la gestion des visites médicales, l’assistance au recrutement, la gestion des formations, les comptes rendus de CSE, et l’assistance aux missions handicap. Engagez-vous avec nous pour transformer votre gestion des ressources humaines.
nos LABELS
DREETS
Handishare est une SASU sous agrément d’entreprise adaptée attribué par la DREETS (anciennement DIRECCTE).
Un pourcentage du montant de nos factures de sous-traitance peut de ce fait être déduit de votre contribution handicap.
Un pourcentage du montant de nos factures de sous-traitance peut de ce fait être déduit de votre contribution handicap.
